こんにちは、EC研究所の編集長のオカダです。
今日はIT関連企業であれば必ず一度は悩む「社内SNSツール」について。社内のコミュニケーションの円滑度合いはビジネスの業績に直結します。
今回は国内外の社内SNSツールを片っ端から試し、そして失敗し続けた私の経験則から本当に使えるおすすめ社内SNSツールを紹介していきたいと思います。
ちなみに社内SNSツールはビジネスの規模や人数によって左右されるので、本記事では私が社内ツールに対してどのような考えを持っていて、またどのような社内環境であるかを下記でまとめました。
社内環境
- 社内人数：合計6人（自身を含める）
- 事務所に駐在する人数：3人（他日本各地域 ※海外含む）
社内SNSツールに対する考え方
- 無料がベスト（固定費はかけない）
- タスク(TODO)管理あり
- 未読/既読機能あり
- グループチャット機能あり
- クールなデザイン（かわいいのはダメ）
- ファイル共有機能あり
- 社内SNS内でのチャット可能
- シンプル＜多機能（慣れるまでに時間がかかるのが欠点）
- スマホの通知画面でテキストが表示される
- スケジュール管理機能あり
ここまで多機能で無料となると、もはや1つのツールではカバーできないのが開発者の皆さんの正直な所…。
しかし、私を含め中小企業以下の皆様は、「月額10000円/1ユーザーのランニングコストがかかるなら、2つのツールで使い分けてもいいから無料で社内SNSツールを使いたい！」と思っている人も多いはず！
そんなあなたに向けて、過去私が国内外の数十のツールを検討し、何度も試行錯誤して最終的にたどり着いたツールの使い方をご紹介していきましょう。
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過去確認した社内SNSツール一覧
Slack、Chatter、Connect（コネクト）、Zyncro、CHITCHAT!、トークノート、google app for work、nanotyBP、Co-Work、SKIP、RiNKなどほか多数
1番目に試した社内SNS「チャットワーク」→△
言わず知れた国内でもかなり人気の社内SNSツールがチャットワーク。
チャットワークの魅力はなんといってもその「ユーザビリティ」と「デザイン性」。直感的な操作でストレフリーに操作ができ、UIやロゴがかなりクールなので、カッコいいビジネスマンを気取ることができます。
機能面をご紹介すると、ファイル共有、タスク管理、グループチャットなど必要不可欠な機能はついています。
他ツールと比べて画質や音声が悪いですが、動画チャットや画面共有もでき、無料プランでも十分使えるので、小規模ビジネス実践者にとっては人気は高いでしょう。
ただし、デメリットを挙げるのであれば、直チャット画面が１人につき１個しかなく、同画面でタスク管理もするので、タスクが増えてくると報告順序がバラバラになって報告を受ける側としてはかなり見にくいです。
SOHOなど外注の方への依頼であれば、これでOKかもしれませんが、社内にある程度の業務をこなせる管理職の人間がいるとチャットワークでは苦しくなるかもしれません。
また、チャットワークはスマホアプリの通知で、テキストが表示されないので、いちいちアプリの中に入って連絡内容を確認しないといけません。
これがかなり面倒なので、気軽な会話でチャットワークのチャット機能を使うことはオススメしません。あくまで、プロジェクト管理ツールとして利用するのは良いでしょう。
結論を言ってしまうと、私は現在チャットワークはほとんど使っていないのですが、SOHOさんや国内企業の方はチャットワークを導入している方が多いので、そういった方とのやり取りのためにアカウントを持っておくことは今後も必要になるでしょうね。
2番目に試した社内SNS「Skype」→◯
チャット、音声通話、動画通話の3つを兼ね揃えたMicrosoftの大御所チャットツールがSkypeです。
チャットワーク以外の社内チャットツールとして、チャットワーク（プロジェクト管理用）✕Skyp（社内チャットツール）の二刀流を試してみることにしました。
Skypeの良いところはレスポンスが非常に早いことで、スマホアプリの通知画面でもテキストを表示してくれるので、すぐに返信が可能です。
これで、チャットワークはプロジェクト管理、Skypeは気軽なチャット機能として使えるようになりました。
また通常の通話と同じく、相手のSkype IDを知っていれば、かなりストレスフリーに音声通話も可能ですし、音声も動画もチャットワークと比べてかなりキレイに聴き取れます。通話中の動画もキレイです。
1つだけデメリットがあるとすれば、Skypeには両者がオンライン中でなければ、ファイルが送受信できないことが挙げられますが、これはチャットワークを使えば解決しますね！
Skype✕チャットワークは、正直私もかなり気に入っていた組み合わせで、数ヶ月間はずーっと気になることなく使い続けていました。
しかし・・・
3番目に試した社内SNS「サイボウズlive」→◎
私はある日気づいてしまったのです。「スケジュール管理機能」がついていないことを・・・。
実はチャットワークやSkypeには、共有できるカレンダー機能がなかったのです！
そして、スケジュール管理機能が無料で使え、チャットワークの代替になる無料ソフトウェアと言えば、サイボウズliveしかありませんでした。
国内の社内SNSツールの中では、機能がダントツに豊富で、「カレンダー機能」だけでなく、「タスク機能」でタスク進行状況によってステータスを変更できるのも特徴の1つです。
「掲示板機能」もあり、気軽にグループ毎で話しあったりすることもできますし、デザインも自身で変更できるため、個人的にはこれにやられ即効で乗り換えました。
ちなみに、私はこんな感じデザインを変更して使っています。
多機能な分、最初は使いづらいと感じるかもしれませんが、慣れてくるとこんなにも多機能なツールが無料だということに心底驚くかと思いますよ！
ただし、サイボウズliveはスマホアプリもありますが、こちらもチャットツールとしてはまったくオススメできるものではないので、私はSkypeを利用しています。
まとめ
以上をまとめると、
- チャットワーク：SOHO、国内企業とのやり取りの場で必要になる場合があるのでアカウントは保持
- Skype：社内のメインチャットツールとして使用。ファイル共有はスマホからすることはないし、サイボウズliveで共有すれば検索も楽です！
- サイボウズlive：メインのプロジェクト管理ツールとして使用します。「タスク管理」「スケジュール管理」が無料で付いているのは、このツールだけです！他の選択肢は一切なし！
私のオススメの社内管理ツールの組み合わせは、サイボウズlive（プロジェクト管理ツール）✕Skype（社内チャットツール）ということになります。
他の社内ツールを探したくなるかもしれませんが、無料ツールであれば国内外すべての社内ツールをひと通り確認したので信ぴょう性は高いと思いますよ。
