こんにちは、貿易コンサルタント＆EC戦略アドバイザーの岡田です。
今日はクロネコメール便が廃止になった主な原因でもある「信書」について、
改めてEC事業者が必ず知っておかなくてはならない知識についてまとめたいと思います。
そもそも信書ってなに？
信書とは、「特定の受取人に対し、差出人の意思を表示し、又は事実を通知する文書」のことを言います。
※（郵便法第4条第2項及び民間事業者による信書の送達に関する法律第2条第1）
この郵便法を知らずに、信書にあたるものを非対応の配送方法で送ってしまうと、
最大で3年以下の懲役または300万円以下の罰金が科せられる可能性があります。
信書に該当する文書
信書に該当しない文書
EC事業者が特に気をつけるべき信書「ダイレクトメール」
EC事業者が「信書」を送る際に該当しやすいのが、「ダイレクトーメル」です。
つまり、完結にお伝えしますと、ダイレクトメール（＝信書）に該当するか、しないかの区別は、
（その名の通り）ダイレクトにお客様に宛てた文書か公的に配布できるチラシやパンフレットなどの文書かどうかの違いです。
※ただし、梱包封筒に記載する受取人の名前・住所は除く
公的に配布できるチラシ、パンフレットなどの文書であれば、信書が送れない配送サービスでも送れるようになります。
具体的な文章例を出すと、以下の通りになります。
「◯◯様 この度は✗✗商品をご購入していただきまして誠にありがとうございます」→✗信書扱いなので送れない
「弊社の◯◯商品は、皆様に快適にお使いいただけるよう・・・」→◯信書に該当しないので送れる
「納品書」は信書扱い？
ここまで読んでいただいて、
「あれ？この信書の定義だと、いつも商品に同梱している納品書も信書に該当するのでは？」と思った方は鋭いです。
ただし、納品書に関しては郵便法にて以下の特例が認められています。
「信書であっても、貨物に添付する無封の添え状又は送り状については、運送営業者による送達が認められている」
つまり、納品書はたしかに信書に該当する文書だけど、荷物と同梱なのでOKということです。
しばしばネットショップで購入した商品に「サンキューレター」が入っていたりすることがありますが、
この場合もたとえ信書が送れない配送サービスだとしても、荷物がメインの配送目的なので特例が認められているということになるんですね。
ちなみに「（商品の）取扱説明書」や「保証書」「請求書」等を同梱する場合も同じく、
荷物を送る場合には同梱しても問題ありません。
信書が送れる配送サービス
信書を単体で送りたい場合に使える配送サービスは、以下のとおりです。
・第一種郵便（定形郵便、定形外郵便）（82円~/重量制）
・第二種郵便（はがき）（52円）
・レターパックプラス（510円）
・レターパックライト（360円/厚さ3cm）
・スマートレター（180円/厚さ2cmまで）
※ゆうパケット、クリックポストサービスは信書を送ることができません
上記はすべて日本郵便の配送サービスですが、
クロネコヤマト、佐川急便に関してはいずれのサービスも信書を送ることができません。
つまり、信書を送りたい場合には、基本的には「日本郵便一択」ということになります。
まとめ
2014年3月末、信書対策でクロネコメール便が廃止されましたが、
EC事業者が見込み客に製品紹介などのDMを送る場合には、「第一種郵便（定形郵便）」で送ることになりそうですね。
こちらはトラッキングナンバーがついていませんが、
あくまで既存の顧客ではなく、見込み客などにカタログやパンフレットとして送りますので、
必ずトラッキングナンバーが必要なものというわけではないでしょう。
ただし、中には大事なお客様に信書を送るときも出てくるでしょう。
その時はレターパックライトなどの信書が送れるサービスを使うようにしましょう。
P.S. そういえば、弁理士と書面上のやり取りをしていた時は、ちゃんとレターパックライトで信書を送ってくれていたことを今思い出しました。
正しい信書の扱い方を知らないと、取引先への信頼もガタ落ちする危険性がありますね。
気を付けましょう。
